Wie wij zijn en onze rol

FitOnePro is een product van Zuyderwijk Media B.V. Zuyderwijk Media B.V. levert via FitOnePro software voor coaches, coachingteams en clubs om trainingsbegeleiding, cliëntcommunicatie, voortgangsregistratie en gerelateerde gebruikerservaringen te beheren.

Zuyderwijk Media B.V. is verwerkingsverantwoordelijke voor de FitOnePro-website, rechtstreeks afgesloten accounts en de eigen bedrijfsvoering. Wanneer een coach, club of andere klant bepaalt hoe cliëntgegevens binnen een workspace worden gebruikt, kan die organisatie verwerkingsverantwoordelijke zijn en verwerkt Zuyderwijk Media B.V. de gegevens in haar opdracht.

Voor privacyvragen of verzoeken kun je contact opnemen via jasper@zuyderwijkmedia.nl.

Welke gegevens wij verzamelen

Wij kunnen accountgegevens verwerken zoals naam, e-mailadres, land, profielinformatie en gegevens over lidmaatschap van een organisatie wanneer coaches, beheerders of cliënten FitOnePro gebruiken.

Daarnaast kunnen wij trainingsdata, planningsdata, voortgangs- en meetgegevens, communicatie, betalingsgerelateerde records, toestemmingsregistraties en technische gebruiksgegevens verwerken die nodig zijn om het platform te laten functioneren en beveiligen.

Informatie over training, voeding, herstel, blessures of ander welzijn kan gevoelig zijn. Wij verwerken die informatie alleen voor de gevraagde coachingfunctionaliteit, met een passende wettelijke grondslag en toegang beperkt tot het relevante account of de relevante workspace.

Communicatie via WhatsApp

WhatsApp is een optioneel communicatiekanaal. Wij sturen alleen WhatsApp-berichten nadat de ontvanger een mobiel nummer heeft verstrekt en duidelijk toestemming heeft gegeven voor de betreffende berichtcategorie. Voor marketing- of reactivatieberichten vragen wij afzonderlijke toestemming naast operationele coaching- en accountmeldingen.

Voor bezorging via WhatsApp kunnen wij het mobiele nummer, de FitOnePro-accountreferentie, de gekozen berichttemplate en taal, toestemmings- en afmeldregistraties, bericht-, knop- of antwoordgegevens, tijdstippen en de status verzonden, afgeleverd, gelezen of mislukt verwerken. Meta Platforms en WhatsApp verwerken informatie als aanbieders van het WhatsApp Business Platform onder hun eigen toepasselijke voorwaarden en privacyinformatie.

Operationele WhatsApp-meldingen bevatten alleen de minimaal benodigde informatie, bijvoorbeeld dat een workout, weegmoment, afspraak of coachbericht aandacht vraagt. Gedetailleerde metingen, gezondheidsinformatie en de inhoud van coachberichten blijven achter authenticatie in de beveiligde FitOnePro-app.

Een ontvanger kan WhatsApp-toestemming op ieder moment intrekken in FitOnePro of door STOP te antwoorden. Waar nodig bewaren wij een minimale afmeld- en toestemmingsregistratie om de afmelding te respecteren en naleving aan te tonen. Antwoord HULP voor ondersteuning. Het intrekken van WhatsApp-toestemming sluit het FitOnePro-account niet.

AI-ondersteunde coaching

Wanneer AI-functies zijn ingeschakeld, kan FitOnePro relevante account- en coachingcontext verwerken om samenvattingen of suggesties te genereren. AI-output ondersteunt fitness- en coachingprocessen en is geen medische diagnose, behandeling of spoeddienst.

Toegang tot AI-functies en de daarvoor gebruikte gegevens wordt beperkt door de instellingen van de gebruiker of workspace. Waar van toepassing kan de gebruiker ondersteuning vragen van een menselijke coach of FitOnePro-support.

Doeleinden en grondslagen

Wij gebruiken persoonsgegevens om accounttoegang te bieden, coachingprocessen te ondersteunen, communicatie tussen coaches en cliënten mogelijk te maken, de platformbeveiliging te onderhouden, legitieme bedrijfsprocessen uit te voeren en productprestaties te verbeteren.

Afhankelijk van de activiteit baseren wij de verwerking op uitvoering van een overeenkomst, toestemming, een wettelijke verplichting of ons gerechtvaardigde belang om FitOnePro te leveren, beveiligen en verbeteren. Toestemming kan worden ingetrokken zonder gevolgen voor eerdere rechtmatige verwerking.

Hoe gegevens worden gedeeld

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Gegevens kunnen alleen met zorgvuldig gekozen dienstverleners of infrastructuurpartners worden gedeeld voor zover dat nodig is om FitOnePro te hosten, beveiligen, ondersteunen of operationeel te laten draaien, waaronder hosting, authenticatie, betalingen, analytics, AI-diensten en optionele berichtkanalen zoals WhatsApp.

Binnen FitOnePro zijn gegevens zichtbaar binnen de coach-, organisatie- of cliëntcontext die nodig is om de dienst te leveren.

Wanneer een dienstverlener gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, gebruiken wij waar wettelijk vereist een toepasselijk doorgiftemechanisme en passende waarborgen.

Bewaartermijnen en beveiliging

Wij bewaren account- en coachinggegevens zolang het account of de klantrelatie dit vereist en daarna alleen gedurende de periode die nodig is voor verwijdering, wettelijke verplichtingen, geschillenafhandeling, fraudepreventie, beveiligingsmonitoring of legitieme operationele doeleinden. De bewaartermijn kan verschillen per gegevenstype en instructie van de klantworkspace.

FitOnePro gebruikt redelijke technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies of misbruik.

Jouw rechten

Afhankelijk van je locatie kun je recht hebben op inzage, correctie, beperking, bezwaar, overdraagbaarheid of verwijdering van je persoonsgegevens, het intrekken van toestemming en het indienen van een klacht bij een toezichthouder.

Als je een privacyrecht wilt uitoefenen, neem dan contact op via jasper@zuyderwijkmedia.nl en vermeld voldoende informatie om het juiste account of de juiste workspace te kunnen identificeren.